办公室工作的“二八”法则

职场高手 时间:2023-02-11 10:32:01 收藏 WORD下载

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在办公室工作过的小伙伴肯定有这么一种感觉,办公室的活实在是太多太杂了,各种重要还是不重要的,既定的还是临时的,纷繁多样,应接不暇。但穿透这些工作,我们必须有一个清晰而坚定的认识,就是,要“十个手指弹钢琴”,用好“二八法则”,这样才能游刃有余,否则,“头痛医头脚痛医脚”的话,工作是做不好的。 

我梳理了下,办公室的工作主要分为这么几个方面:综合文字、督查考核、信息调研、公务接待、内务管理、收发文、机要保密、政务公开、建议提案、网络安全、信访舆情、组织人事、党务纪检、对外宣传等。单独拎出来某一块,都是大量的工作。正所谓“兵位帅谋”,如果从全局的角度来看,具体怎么做到“二八法则”,把“钢琴”弹出有声有色呢?我觉得,可以做以下几方面工作: 

一是涉及到任务分解的优先做。办公室之所以是信息的“枢纽”,因为很多上传下达的工作需要办公室去落实,比如一项实施方案需要征求各部门意见、一项工作涉及到多个部门多个分管领导去做等。类似这种涉及到多部门的,要早安排早分活下去,不要耽搁在自己手里,不然可能就会误事,主要的是掐住“一头一尾”,做好过程中的监督。当然,会议通知、部门间来函等更是不在话下了,要迅速传达。 

二是领导交办的事情要抓紧做。有些活是领导直接交办的,那一定要上心,要第一时间安排处理,并且要十分注意汇报,要及时给领导进行反馈,不要“吊”着领导。有阶段性结果的时候要汇报,遇到难以解决的问题要汇报。总之要“件件有回响,事事有回音”。 

三是定标准定流程的事情要早做。因为办公室的活,很多不是办公室光靠自己就能完成的,而是要把任务布置下去,让各科室各部门一起来做,都参与进来,并且很多工作的具体落实更多可能还在部门。相比较自己亲自做来说,更为重要的是让别人也按照规定的标准和流程来做,这也是办公室的督查功能。所以,定标准、定规范、定流程的事情是享有更高优先级的。当拿到一个事情的时候,不要急着就把任务分下去,办公室自己先搞清楚事情的来龙去脉和操作规范,这样才能“以其昭昭,使人昭昭”,而不是“以其昏昏,使人昭昭”。 

四是有时间表的工作按部就班做。有些工作是有明确时间表的,比如什么时候要交什么东西,什么节点要完成什么工作,那就得根据时间表来倒排子任务,一点一点按步骤推进。在这个过程中,一个根本原则,就是尽量避免把重要的拖成紧急的,循序渐进才是良方。 

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