公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

办文专栏 时间:2023-02-16 11:30:01 收藏 WORD下载

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公文格式正确与否,直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个,就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天,我们根据读者留言情况,谈谈附件、附件说明和附注的编排。 

附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定的18个公文格式要素之一,名字里都带个字,可以称其为附氏三兄弟。这哥仨在公文格式要素“18条好汉中排名比较靠后,再加上他们都姓,容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。 

一、附件 

1.附件的作用和效力 

根据《条例》,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来了,这些内容直接写入正文不行吗?为什么要用附件来承载呢? 

设想一下,对于一些不属于公文主要内容,而是对主要内容起解释、说明、补充、证实、参考作用,而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等,如果将其直接写入正文,就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。为了避免上述弊端,我们把它们从正文中抽离出来附在后面,成为附件。 

由此可见,附件的作用是:一方面能够补充、完善正文,另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分,所以其内容也应当与正文保持一致和衔接,并且与正文具有同等效力。 

2.附件使用中需要注意的两个误区 

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