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在机关单位写材料，往往需要广泛占有材料，这是写好材料的重要基础，也是写手们的例行功课。所占有并可利用的“材料”，说得专业一些，就是“写作素材”。
写作素材的收集和整理，虽然也有一些技巧，主要还得靠下“笨功夫”。
在长期的机关文稿写作中，我养成了一个好习惯，也是有助于提高写作质量和效率的好方法——写任何一个重要文稿，我都会建立两个文件夹，用于收纳相关参考资料，以方便查阅、取用。
一个文件夹是实体的，收纳的都是纸质材料。所收纳的，主要是与所写内容密切相关的文件简报、领导讲话，多数是平时收集、复印留存的，也有一些是急用现找、临时打印的。这个文件夹，可以是硬壳的、盒式的，也可以用大大小小的燕尾夹把多份材料夹在一起。现实中，我主要是采用燕尾夹的方式，这样最简便。
也有一种相对“奢侈”的做法——把收集整理好的资料编印成册。这样做，前提往往是3个：一是写大材料；二是资料有长期留存、反复参考的价值；三是不差钱。
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