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文字材料是一个约定俗成的概念，其内涵不太确切，外延比较宽泛，说的人心知肚明，交流起来也毫无困难，但要真正把它掰扯清楚又不太容易。内涵就不说了（可能越说越乱），只说外延。从外延上看，本书所说的文字材料，泛指机关上呈下达的各种制式公文和非制式公务文书以及各类研究文章。
公文包括制式公文和非制式文书两类。制式公文指命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。非制式文书主要指调查报告、工作总结、汇报材料、讲话材料、经验材料、典型材料、建设规划、工作计划、规章制度等。
各级机关所写的研究文章跟院校和科研机构有所不同，习惯上分为两类：一类是学术研究文章，一类是工作研究文章。前者选题宽泛，包括军队建设和作战的各种问题，多用于在全军或各大单位、各个系统的学术研讨会和学术年会上交流，同时向学术期刊投稿;工作研究文章的选题较窄，通常着眼于工作指导的需要，结合部队实际选题，研究的问题比较具体。向上级领导机关呈送的研究报告、咨询建议，有的是作为课题任务下达的，有的是主动研究上送的，也属于研究类材料的范畴。
另外，供新闻媒体采用的新闻稿件，如消息、通讯、特写等，也属于文字材料的范畴，但不是本书研究的重点。
经常听机关干部讲，“某某同志材料写得好”“某某同志写东西不错”，这里的材料和东西都是指文字材料。各种大型会议的准备，都少不了设材料组;某干部被抽调去写领导讲话、工作总结、调查报告，你问他最近干什么，他一准儿回答——“写材料”。可见，文字材料的外延的确非常宽泛。
那么，文字材料和通常所说的文章是什么关系呢?它们是交叉概念，同中有异，谁也不完全包括谁。但是，为了表述方便起见，本书将文章和文字材料作为同一概念使用，特此说明。
对文章的修改有两种理解：广义的理解，指写作过程中各个环节的所有修改;狭义的理解，指初稿完成后的系统修改。从广义上讲，从开始动笔到文章定稿，作者对文章的思想内容和表现形式所作的所有改动都是修改。也就是说，广义的修改包括写作准备阶段的修改、执笔过程中的修改和写出初稿后的修改。
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