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电话，是机关经常使用的办公用具，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系上下的一种直接快速工具。因此，正确使用电话，提高电话的使用质量，对于迅速传达上级的指示，了解下情，加强对各项工作的指导，提高机关的办事效率有着十分重要的意义。正确使用电话是机关干部的基本功，也是最起码的要求。机关干部与电话打“交道”看似是件平常事，但是要使用好电话，发挥其应有的效能，却并不是一件容易的事情。机关干部的思想水平高不高，业务能力强不强，机关工作正规不正规，往往可以从打、接电话和处理电话内容中体现出来。所以，机关干部要提高对使用电话重要性的认识，了解和掌握使用电话的一般常识和程序，把这个“基本功”练好。
一、使用电话的一般程序
（一）打电话
一是打电话前要准备好电话内容。电话内容要提纲挈领，语言简洁，一文一事，开门见山，落笔起句都点明通话的目的和结论。电话内容大体分为四个部分:电话的标题、接受电文的对象、电话的正文、签发机关和日期。电话发出前必须经主管领导审查同意后，方可下发。如以机关名义下发的电话，必须经主要领导批准。打电话前预先准备好，通起话来才能突出重点，抓住中心，条理清楚，避免拉杂。
二是注意礼节。当电话接通后，要先问明对方是否是所要的单位，接着主动通报自己的单位、职务、姓名，然后，再客气地问清对方的姓名、职务。在口授电话的内容前，先完成好“开场白”，可以增强双方的亲近感和责任感，便于检查电话内容的落实情况，同时又能缩短通话时间。万一发生电话贻误，也有利于分清责任，总结教训。
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