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各级领导和机关要保证为基层提供良好的服务和科学的指导，以及为上级积极准确地反映情况、输送信息，必须全面掌握情况，搞好调查研究。要做到这一点，就必须正确地掌握和运用好“召开座谈会”这一基本的调查研究方法，这对于每个机关干部来说，的确是必须具备的基本功。
一、弄清什么情况下召开座谈会
要开好座谈会，首先就要把准召开座谈会的时机。一般来说，以下三种情况需要召开座谈会。
1.各级在某项决定、措施出台之前，调查摸底或讨论修改等时机，需要召开座谈会。这种情况通常是为了使决策、决定等的出台更加准确,更加符合实际，就需要把相关的事项进一步搞清，进一步集思广益，使决策建立在科学的基础上，避免失误。如对某些重大建设经费的投向、干部使用前考核等。
2.各级决策做出后，需要召开座谈会。这类座谈会主要是为了了解各级对决策的反映，看是否符合实际，在单位中有何影响，经过实践检验后效果如何。所以在决策实施过程中，很有必要召开座谈会，及时了解情况，加速信息反馈，对决策进行修补、完善。或者针对出现的新情况、新问题，为了掌握单位干部群众中某些带共性的问题和倾向，通过座谈、讨论，及时收集和反映，以便采取有效措施，加以解决。
3.为了互相借鉴学习，需要召开座谈会。通常是召集有关人员互相交换对某一问题的认识、看法，以及完成某些工作好的做法和经验等。如经验交流座谈会、学术研讨座谈会等。
二、召开座谈会的准备工作
第一，要确定好座谈会的题目。这是开好座谈会的关键。座谈会带有明显的目的性，要在有限的时间内达到预期目的，一定要抓住某项工作中的重点、难点、热点问题进行选题，特别要选择面上急需回答或带倾向性的问题，切不可贪大求全、面面俱到。另外还要注意围绕确定的主题，预测座谈中可能出现的棘手问题，做到心中有数。
第二，要合理地选择参加座谈会的人员。要保证座谈会顺利进行,达到预期的目的，一定要选择好参加座谈会的同志，尽量找不同类型、不同层次，有代表性，并且有一定语言表达能力的人参加。如果参加座谈会的人员选择不当，就会流于形式，了解不到真实情况，失去了座谈的意义。
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