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党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。
一、规范公文格式，有利于发挥公文效用
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格式，制发公文必须统一格式，保证公文的完整性、准确性和程序性，便于公文处理，发挥公文效用。
1. 关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责制的需要。
2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本原则：一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简单地把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。当然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规定传达范围。
3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。
4.关于“发文机关标志”、署名和发文机关名称。《条例》规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。版头中的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。原则上，发文机关标志中的发文机关全称或者规范化简称、公文标题中发文机关名称和落款中的发文机关署名要一致。联合行文时，发文机关名称可以作些省略。值得注意的是，一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成，让受文者一看就明白这份公文是哪个机关发来的，说的是什么问题，是什么种类的公文。省略“发文机关名称”，受文者只能从版头、落款署名中才可看出这份公文是哪个机关发来的，不利于公文运转和办理，也不利于公文标题的引用。
二、规范公文格式，有利于提高办文效率
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