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当代秘书，是组织安排协助领导人综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等的工作人员，而不是明清时代地方官员私人聘请的师爷，也非古代将帅的幕僚。因此，使用秘书应具有科学性、合理性，防止和杜绝以下10种不正确的使用方法。
一忌慰劳式使用秘书。秘书一般是考察挑选和招考进来的，综合素质比较高，熟悉全面情况，宏观调控能力较强，在提拔干部时，容易被“厚看三分”，这是很正常的。领导人要防止出现“感激”心理——因“跟”自己时间长，对自己服务好或认为工作辛苦而在经济利益分配、选拔使用等方面给予“慰劳”，予以格外的、特殊的照顾。
二忌霸占式使用秘书。按照有关规定，中下级机构特别是行政事业单位、非大中型国有企业一般不为领导人配固定秘书，只为机构配1~2名秘书人员，根据工作需要临时安排为领导提供服务。
现实中，常见一些机构，如有一个秘书，“一把手”要“包”；有两个秘书，另一个副职也要“包”一个。这种“霸占式”使用法，常使班子其他成员无秘书可用，有时甚至引发矛盾。
笔者曾见某县一科级单位，召开职工大会，6个领导都要秘书拟讲稿，主题报告、总结报告自然是不休不眠也要搞出来，因时间太紧，4个副职都要“先搞我的”，甚至要“只搞我的，不搞xx的”，几个领导为此闹得很不愉快。
某处级单位，两个秘书“一把手”已“包”了一个，剩下一个几个人争着用，出差要带着，下基层检查、调研要带着，出席非公务场合也要带着，文字材料可以说除了“情书”，全要秘书搞，首长之间常“打架”，秘书常常难以适从，有时不知道“跟”谁，工作也非常之累。
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