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大凡能调到机关工作的，都有一定的写作基础，会写公文应该没有什么问题。然而，会写公文是一回事，把公文写好又是另一回事。所以，这里提出一个观点：把公文写成美文。
把公文写成美文，在我国也是有传统的。在我国古代，文与言是相分的。也就是说，平时说话可以随便一点，但要落成文字，就要追求尽善尽美。历史上那些流传千古的华章，实际上不少都是公文，如诸葛亮的《出师表》，李密的《陈情表》，都是向最高领导写的请示报告。这些公文，原本无意于抒情或唯美，却因为情真意切，感人肺腑，竟把奏议或请辞的公文写成了流传千古的美文，“读《出师表》不流泪谓之不忠，读《陈情表》不流泪谓之不孝”，这就是美文的魅力。
什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者见智，仁者见仁。毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通俗、深刻、简明、生动”等方面的特征。
第一，通俗——深入浅出，言近旨远
文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。通过研究发现，不独我们把深入浅出、通俗易懂看作是文章、文件的最高境界，外国思想文化界也是这么认为的。美国文化界对于什么是名著，提出六条标准：一是通俗的，二是读者最多，三是言近旨远，四是持久不过时，五是教育性、启发性，六是涉及人类生活。我们看看，前三条标准，都是讲的深入浅出、通俗易懂。
做到深入浅出，通俗易懂，并不是一件简单的事情。这里面既有态度问题，又有方法问题。态度是指写作态度和学风，有实事求是之意，无哗众取宠之心，老老实实地说，朴朴实实地写。方法是指思维方法，文字表述方法。美国麻省理工学院作为世界名牌大学，规定学生在校期间必须学会五种能力，其中之一便是“清楚而有效的写作能力”。
清楚有效，这四个字看起来并不高深，可以归入通俗易懂之类。但是认真想一想，要能做到还真不容易。什么叫清楚？清楚就是我们需要表达的东西能够明白无误地用文字表述出来，并为读者所理解。这需要经过三个环节：一是想清楚，二是说清楚，三是写清楚。至于有效，即是指文章的主观意图在客观上产生了预期的效果。清楚有效，既是写作的基本要求，也是相当高的要求。什么样的文章算深入浅出、通俗易懂？一言蔽之：“外行人能看懂，内行看着不外行。”尤其是那些专业性、技术性强的公文，这就需要在起草过程中，进行通俗化、浅显化、大众化处理。
第二，深刻——触及问题，观点鲜明
认真分析一下文字材料的历史，会发现这样一种现象，无论是实用文章，还是文学作品，有的写出来后影响非常之大，有的甚至流传千古，成为千古绝唱。比如从典型材料来看，如写祖狄的“闻鸡起舞”，写孟子母亲的“孟母择邻”，写匡衡的“凿壁偷光”，等等，这些故事虽已流传了几千年，家喻户晓，但还是会不断地流传下去。就从“建议”类的公文说，如李斯的《谏逐客令》、魏征的《谏太宗十思疏》等等，都是历史上的名篇，一两千年流传不息，代代相传，其中蕴含的思想到现在人们还在引用。
当然，也有一些文章，写出后没有引起人们的任何重视，甚至一出手就无声无息了。大家都去过故宫，故宫墙上写了许多万寿无疆赋，那是给慈禧太后祝寿时写的，仔细看一看那些赋，文字写得非常华丽，对句非常工仗，写得也非常好。又写在墙上，那么多人到故宫去，应该说广告面是很广了，可是到现在为止，却从没有听到哪个人说，故宫里的万寿无疆赋有哪一篇写得好。
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