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文章要做到形与神的统一，历来就有“形散而神聚”之说。职场上的公文材料也是如此，不但要讲究“有形”，更要讲究“有神”。有形而无神，是“花拳绣腿”，空有一副好皮囊，华而不实，好看不中用；有神而无形，没有一个“好身材”、一副“好样貌”，神也无所依托、难以体现，照样引不起人的兴趣。好的材料，要“塑形”“赋神”并重，做到形神兼备、形神合一。
一、何谓材料的“形”与“神”
所谓材料之“形”，主要指选用的素材和行文的方式，包括结构、标题、逻辑、语言。这就好比一个人的五官、身材、皮肤、搭配、着装等外部特征，让人一目了然。“塑形”就是要为材料量身打造一个“好身材”、妆点一副“好样貌”，选取好的素材，设计好的提纲，构建一个有机的整体，给予恰如其分的表达，努力塑造材料的外在之美，使材料在素材上、结构上、标题上、逻辑上、语言上都给人以愉悦之感。
所谓材料之“神”，主要指渗透到字里行间的主题、思想、观点、情感、风格、态度、意蕴、境界等内在的元素。这就好像是一个人的精神、气质等内在的东西，只有通过细细的琢磨、品位才能感受得到。可以说，“神”是材料的主心骨，没有它，一篇材料就没有了统摄，散了架、丢了魂，也就无法支撑起来。“赋神”就是要通过一些特殊的处理，为材料赋予神采、神韵、气质，使之有灵魂、有思想、有情感、有风格、有态度，真正“活”起来。
二、材料“塑形”的“四个支点”
一是结构合理。一篇材料，首先要想好分成几个部分，各个部分各占多大的篇幅，从而使文章结构合理。设计好结构，主要考虑这几个因素：文种、内容、逻辑。
文种，就是要弄清楚所写的材料属于哪种公文，比如报告、请示、通知、函、方案、总结、主持词、通报、决定、批复、会议纪要、领导讲话稿等等，不同的公文对文章结构都有自己的要求，写的时候必须规范、符合要求。
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