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材料如同原料，没有材料的写作就好比无米之炊。充分占有材料是机关文稿写作的基础。秘书工作者要胜任机关文字工作，就必须在搜集材料方面下功夫。
一、研究工作，善于鉴别。搜集材料的途径非常多，可以读书看报、阅读文件资料，可以去图书馆、档案馆查找，还可以上互联网利用搜索引擎通过关键词进行检索。面对大量的材料，哪些是重点，哪些是精华，哪些是有用的，需要善于鉴别。这种鉴别材料的能力从哪里来呢？只能从实际工作中来。因此，秘书工作者对于本单位工作，不仅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解本单位工作的发展历史，也要熟悉本单位工作所处的现状，还要把握本单位工作的前进方向。尤其是党和国家的方针政策，上级机关的部署要求，基层面临的情况问题，横向兄弟单位的创新做法和新鲜经验，都要统筹兼顾、融会贯通起来，结合本单位工作实际深入思考研究，从而不断明确本单位工作的方向、思路和重点。有了这个基础，就有了一把标尺、一种眼光、一项能力，搜集材料就能去伪存真、去粗取精，发现真正有用的好东西。
二、围绕中心，兼收并蓄。搜集材料的范围虽然广泛，但必须以本单位工作为中心，搜集到的材料应该具有内在的关联性，在这个前提条件下多多益善。因此，在把握本单位工作动态的同时，对于上级的新精神新要求、基层的新情况新问题、横向单位的新做法新经验都要给予密切关注。要重点阅读年度工作总结报告、重要会议领导讲话稿、理论专题文章、典型经验介绍、调查报告等有关材料。这些材料有的回顾历史、展望未来，有的分析形势、部署任务、明确方向，有的谈认识、讲措施、提要求，有的梳理历史事件脉络、剖析现实存在问题、提出具体对策建议，内容广泛、全面、深刻，具有较强的现实针对性，是我们了解这方面工作的生动教材。这些材料综合性强、信息量很大、阐述分析比较深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养思维能力，而这正是秘书工作者提高写作能力关键之所在。
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