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秘书长首先是秘书，是领导的参谋助手；同时也是“秘书之长”，是负有秘书工作管理之责、做好领导机关内务工作之责的领导者。他不是领导班子的核心，却是领导工作开展的轴心枢纽，是机关“三服务”工作的“总领”。
在一个领导集体中，核心是“一把手”。主持并团结领导班子，进行决策和决策落实的部署、检查，主要是“一把手”的职责。
但在领导班子的活动中，无论是召开会议，还是按照分工进行调查研究和指导工作，都需要有人做具体的组织、联系和协调工作。如果由“一把手”统揽这些具体工作，那么他很容易陷入事务之中，影响对重大问题的思考和筹划。这就需要有一个协助“一把手”工作的机构和职位，这个机构一般叫办公厅（室），这个职位就是秘书长，或不设秘书长的办公厅（室）主任，或其他类似职位。
秘书长的主要作用是什么？
秘书长或类似秘书长的职位设置，是国家治理和社会管理的需要，其主要作用集中表现在四个方面。
枢纽作用。即承上启下，联系左右，协调各方的功能。办公厅和秘书长是什么？实质上是“一把手”职位的延伸，是为主要领导和领导班子集体服务的机构和“总领”。这个“总领”，不是决策和实施决策的总指挥、司令员，不是前进的“领头雁”“发动机”，而是领导工作得以正常开展、有效运转的枢纽、轴心，是四面八方各种“力”的交会点。离开它，领导工作就难以形成合力，难以规范运行，难以实现高效率和高效益。
参谋作用。秘书长一般是领导班子成员之一，参与重要决策，但其在领导班子中不是专管一方的负责人，而要为领导班子和主要领导提供重要动态信息、全局性问题决策的意见或方案、实施决策的计划和规划等，还应随时回应领导和有关方面的咨询，和军队的参谋长有点类似。如果秘书长对自己职务的参谋作用认识不足，平时没有注意强化和健全信息的应急反应机制，缺乏思想准备和资讯的积累，在处理一些突发事件时靠“临时抱佛脚”就很难圆满完成任务。这也是考验秘书长是否胜任的主要方面。为什么有人把秘书长称为领导的“高参”“智囊”，原因就在于此。
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